Il y a déjà quelques mois je découvrais une alternative à Microsoft 365 et Google Workspace dont je vous parlais dans un précédent article. Zoho propose plusieurs services comme la messagerie, calendrier, partage de fichiers… et tout ce dont vous pouvez avoir besoin en termes de bureautique. Mais il existe également d’autres services comme Zoho Invoice qui est un outil de facturation et que je vous propose de découvrir ensemble.
Si vous disposez du statut auto-entrepreneur vous aurez peut-être déjà été confronté au choix d’une solution ou application qui vous permettrait de créer des devis, factures et ainsi suivre le succès financier de votre activité. C’est en tout cas dans ce contexte que j’ai découvert cette solution logicielle.
Outils pour votre facturation
Il existe plein de solutions de facturation sur Internet. Voici une liste non exhaustive des plus connues en France :
- Facture.net
- Sellsy
- Zervant
- Henrri
- Stripe (très connu et souvent bien placé dans les tests)
- …
Alors je ne vais pas citer toutes les solutions existantes. Le « problème majeur » de ces solutions c’est bien sûr qu’elles auront toutes un coût dont vous devrez vous acquitter. Si vous avez de la chance il s’agira d’un coût unique mensuel fixe (peu importe le CA que vous réalisez) et dans les autres cas et bien il y aura une commission à verser en fonction du montant que vous aurez facturé (et parfois même les 2).
Alors évidemment, il s’agit de services qui ont nécessité du temps et de la R&D donc on peut trouver normal de devoir participer via un abonnement payant… Mais bon on peut aussi ne rien vouloir payer (sachant qu’on devra en plus s’acquitter d’autres charges comme l’URSSAF) ! 🙃
Principe de fonctionnement de Zoho Invoice
Zoho Invoice est alternative complètement gratuite. Elle pourra vous satisfaire pour votre scénario d’auto-entrepreneur ou bien également d’entreprise « classique » (désolé j’y connais rien SARL, SAS, etc.)
Personnellement, j’ai un peu de mal à comprendre le positionnement de cette offre tellement je la trouve intéressante. 🫢
L’interface web est très facile à prendre en mains. Vous retrouvez toutes les options disponibles sur le panneau latéral gauche.
- Clients : vous allez pouvoir définir vos différents clients avec leurs coordonnées : adresse email, numéro de téléphone, adresse postale, SIRET, etc. Si vous souhaitez ajouter des champs personnalisés qui ne sont pas pris en charge nativement, c’est également possible ;
- Articles : c’est dans cette section que vous allez pouvoir créer les produits et/ou services que vous souhaitez vendre. Cela vous permettra de pouvoir les sélectionner plus rapidement dans un menu déroulant si ce sont des choses que vous faîtes régulièrement. Si c’est différent à chaque fois, vous pourrez saisir à chaque facture la nature de votre produit et/ou service que vous avez proposé. D’une manière générale, c’est là que vous allez créer chaque chose que vous souhaitez pouvoir facturer à vos prospects / clients.
Une fois que vous avez rempli tout ça, vous allez pouvoir passer à la création de vos devis et de vos factures. Premier point important, vous pourrez choisir dans les options le logo, l’aspect graphique et les différents éléments que vous souhaitez afficher sur vos devis et factures. Pour chaque type de document, vous pouvez avoir plusieurs modèles différents. C’est très facile à configurer car c’est complètement visuel. Perso, je suis resté sur quelque-chose de très simple : 1 modèle identique pour tous.
Une fois que vous avez tout choisi, il nous reste à aller dans les options Devis et Factures dans la barre latérale gauche. Vous pourrez même activer d’autres options selon vos cas d’usage… Perso, j’ai préféré rester simple car je ne veux pas y passer un temps fou.
- Factures / Devis : (c’est le même principe pour les 2 options) vous allez pouvoir choisir votre client dans le menu déroulant, le numéro de facture (à personnaliser ou utiliser le numéro généré automatiquement), la date et surtout n’oubliez pas sous combien de temps vous souhaitez être payé (bien souvent 30 jours net), et la liste des produits ou services que vous avez fournis dans la partie « Details de l’article« . Une facture peut évidemment comporter plusieurs produits et/ou services.
N’oubliez pas que si vous êtes auto-entrepreneur vous pouvez facturer sans vous occuper de la TVA. Plus d’infos en suivant ce lien. Il y a en revanche une inscription spécifique à ajouter sur chaque facture.
Une fois que tout est prêt, vous pouvez envoyer votre facture et/ou devis directement depuis la plate-forme ou bien vous pouvez choisir d’en télécharger une copie et d’envoyer l’email par vous-même. Même chose lorsque vous recevez un paiement, vous pouvez également envoyer une confirmation pour la réception du paiement. 😀
Conclusion
Je dois bien admettre que je suis loin d’être un expert et que c’est tout nouveau pour moi. Mais cette solution propose vraiment plein d’options intéressantes sans aucun coût. Vous pouvez également générer un portail web pour vos clients afin qu’ils puissent retrouver leurs factures directement à la même adresse.
Personnellement, je préfère simplement générer les documents et les envoyer moi-même aux clients. Cela étant, il est possible de gérer l’ensemble des correspondances, devis, messages, directement depuis la plate-forme. Vous trouverez également des options pour mettre des commentaires et suivre l’évolutions de vos devis.
Vous disposerez même d’options pour savoir quand vos clients ont pris connaissance des emails qui ont été envoyés par la plate-forme. Il est même possible de définir un process pour les relances avec plusieurs niveaux « d’intensité« . 🫢
Enfin, et je terminerai là-dessus, Zoho Invoice ne propose pas de solution de paiement en ligne intégrée. En revanche, il y a des partenariats avec d’autres sociétés comme Stripe, PayPal Pro qui vous permettront de proposer le règlement de vos factures directement en ligne. Je n’ai pas testé mais sachez que c’est possible – évidemment il y aura une commission à chaque paiement.
Bref, pour ma part, je suis complètement convaincu par Zoho Invoice. Plus ça va plus je me dis que je ne comprends pas comment ça pourrait rester gratuit – mais espérons-le ! 😇
