Migration de Google Apps vers Outlook.com via GMail

Il y a plus de 5 ans je créé mon compte Google Apps afin de pouvoir bénéficier des produits Google avec un domaine personnalisé.

Mécontent de Google Apps dernièrement, j’ai choisi il y a quelques jours de migrer vers la nouvelle solution de Microsoft, Outlook.com.

Je ne vais pas rentrer dans les détails des raisons qui m’ont poussé à changer de fournisseur de messagerie. Si vous avez déjà utilisé les solutions Google Apps en même temps que des produits Google plutôt orientés tout public, vous aurez peut-être déjà eu affaire à ce message de migration :

En substance, certains produits de Google ne peuvent être utilisés avec votre compte Google Apps.

Vous devez donc migrer certaines de vos données vers un compte GMail standard. Pour ma part, j’ai tenté à plusieurs reprises d’effectuer cette migration mais il y a toujours quelque-chose qui n’arrive pas à son terme ou qui est impossible à migrer. Je serais tout à fait prêt à supprimer ce qui pose problème, mais cela ne fait pas parti des choix possibles.

Qui plus est, si vous souhaitez migrer vos données vers un autre compte comme le souhaite Google, il ne vous sera pas possible d’utiliser un compte GMail que vous possédez déjà !

Vous devrez forcément créer un nouveau compte GMail. Alors pour peu, que vous en ayez déjà un…

Il y a bien sûr une multitude de produits auxquels je suis très attachés chez Google. Mais ce rappel que mon compte doit être modifié/migré à chaque fois que je m’identifie et l’impossibilité de corriger le problème malgré ma bonne volonté… m’exaspère. Ajoutons à cela que l’impossibilité de résoudre le problème me rendait soucieux de la sécurité de mes données mails, contacts, calendrier etc.

Je migre donc vers Outlook.com.

Si vous vous êtes déjà essayé à ce type de migration… Vous aurez peut-être rencontré quelques difficultés.

Je vous décrit ci-dessous comment j’ai procédé. Pour chaque étape, je vous alerterai sur les problèmes que j’ai pu rencontrer ou les éventuelles informations que vous pourriez perdre au cours du processus.

Migration des contacts

Première étape les contacts. Cette étape-ci est relativement simple car les méthodes d’export et d’import reposent sur des standards.

Rendez-vous sur votre compte Google Apps dans la section Contacts.

Sélectionnez l’ensemble des contacts que vous souhaitez transférer vers Outlook.com. Il peut s’agir de l’ensemble de vos contacts ou une partie uniquement.

Pour l’export, choisissez le format Outlook CSV. Une fichier .CSV sera généré. Vous pouvez l’enregistrer sur votre Bureau (ou ailleurs).

Une fois sur Outlook.com, rendez-vous dans la partie Contacts puis sélectionnez dans le menu supérieur Ajouter des amis.

Choisissez l’option « Importer à partir d’un fichier » et indiquez l’emplacement du fichier que vous avez généré précédemment.

Voilà, c’est fait, vos contacts sont importés dans Outlook.com. 🙂

Points d’attention :

• • Après l’import, il est possible que certains contacts disposent de symboles de ponctuation à la place de certains caractères spécifiques tels que des accents, apostrophes etc. Personnellement, j’ai eu à corriger une dizaine de contacts manuellement (sur plus de 400).

• Si comme moi vous prenez soin de configurer et de choisir des photos pour chacun de vos contacts, vous devrez au cours de la migration accepter de perdre ces illustrations car elles ne sont bien évidemment pas conservées dans l’import/export du fichier CSV.

Migration du calendrier

Passons maintenant aux informations de votre calendrier. Rendez-vous sur votre calendrier Google puis dans les paramètres de ce dernier.

Il vous suffit de sélectionner les calendriers qui vous intéressent (dans le cas où vous en auriez plusieurs) puis de choisir l’option Exporter calendriers.

Vous obtenez une archive compressée qui contient un fichier standard ICS.

Rendez-vous sur Outlook.com dans la section Calendrier pour importer de fichier et ainsi récupérer tous vos événements passés et à venir.

Points d’attention :

• RAS, tout ok.

Migration des emails

Contrairement à ce que j’ai pu lire lorsque je cherchais des informations pour préparer ma migration, je ne vous proposerai pas de configurer votre boîte Google Apps pour faire du « send as » mais bien de rapatrier une copie de l’ensemble de vos emails contenus dans votre messagerie Google Apps vers Outlook.com.

Ce qui vient complexifier cette tâche de migration, c’est que Outlook.com utilise le protocole ActiveSync Exchange pour fonctionner tandis que la plupart des systèmes de messagerie utilisent le protocole IMAP.

Vous ne pourrez donc pas drag/drop vos emails depuis un client messagerie entre les deux comptes (ou même faire un import/export de pst).

Vous ne pourrez pas non plus faire appel à des tiers tels que MigrationWizz ou YippieMove, à qui j’ai demandé de me confirmer le fait que ce n’était pas possible d’utiliser leur service pour migrer vers Outlook.com. Attention, je ne parle pas d’Office 365 mais bien de Outlook.com.

Ce que je vous propose c’est d’utiliser l’outil mis en avant par Microsoft pour effectuer une copie de tous vos mails GMail vers Outlook.com, à savoir TrueSwitch.

Le souci c’est que cette solution ne prend pas en charge les comptes Google Apps, c’est balo ! (Attention, ça va devenir chiant)

Pas de souci, nous allons donc commencer par faire une copie de tous nos mails vers un compte GMail grand public standard. Si vous n’en avez pas, c’est le moment d’en créer un.

Avant d’aller plus loin, je vous conseiller de faire le ménage dans votre boîte mail afin de la purger de tous les mails/labels non nécessaires, cela simplifiera les étapes qui vont suivre. Et puis tant qu’à faire, profitez-en également pour vider également la corbeille et le dossier spam, pour une fois ! 🙂

Etape 1 : Connectez vos 2 comptes GMail et Googles Apps à un client messagerie : Microsoft Outlook ou Thunderbird (par exemple)

Pour cette partie, nous n’aurons aucun problème pour copier les mails de votre compte Google Apps vers GMail car les deux utilisent le protocole IMAP.

Pour rappel, voici les infos dont vous aurez besoin :

• Serveur de courrier entrant (IMAP)  : imap.gmail.com
• Port : 993
• SSL requis : Oui
• Serveur de courrier sortant (SMTP) – smtp.gmail.com
• Port : 465 ou 587
• SSL requis : Oui
• Authentification requise : Oui / Utiliser des paramètres identiques à ceux du serveur de courrier entrant
• Nom du compte ou Nom d’utilisateur : votre adresse complète nomutilisateur@votre_domaine.com pour Google Apps
• Et votre mot de passe bien sûr.

Une fois que vos deux comptes sont configurés sur Thunderbird (c’est ce que j’ai choisi d’utiliser pour l’exemple). Vous devrez disposer d’une copie locale de tous vos mails. Vous devez donc effectuer un Envoyer/Recevoir et le laisser aller jusqu’à son terme… ce qui peut prendre un peu de temps en fonction du volume de mails à transférer.

Etape 2 : Copie de tous les mails de Googles Apps vers votre compte GMail

Vous disposez d’une copie locale de tous vos emails/dossiers.

Il vous suffit maintenant de drag and drop l’ensemble de vos mails pour chaque répertoire (ou tout d’un coup, ça dépend de l’organisation de votre BAL) afin de les copier vers votre adresse GMail.

Sur cette capture, j’entre dans le dossier Facture puis je sélectionne tous les mails, puis clic droit pour copier tous les emails vers votre compte GMail. Le délai de chargement dépend bien évidemment de votre bande passante et du volume de mails à transférer.

A noter que pour cette partie, comme il s’agit du protocole IMAP de bout en bout, la plupart des prestataires de migration seraient capable de copier vos mails facilement de Googles Apps vers GMail moyennant une petite somme d’argent… Bien sûr, vous pouvez également utiliser des outils comme IMAPSync. Dans mon cas, j’ai choisi la méthode « manuelle » car je voulais choisir avec précision les mails ou les dossiers que je souhaitais copier.

Etape 3 : Copie de GMail vers Outlook.com via TrueSwitch

Tous les emails que vous vouliez copier sont maintenant sur votre boîte GMail.

Il ne vous reste plus qu’à utiliser TrueSwitch : https://secure5.trueswitch.com/hotmail/.

Il vous suffit d’indiquer les login/password des comptes GMail et Outlook pour démarrer la copie des emails. Une fois terminé, vous devriez arriver sur une page de confirmation et vous recevrez également un email de confirmation sur votre BAL Outlook.com.

Notez bien qu’à chaque fois je parle de copie et non de transfert. Les emails se baladent partout mais la copie d’origine restent en permanence présente sur Google Apps (à la base), puis sur GMail et enfin sur Outlook.com. Il n’y a donc aucun risque de perte de données au cours de ces étapes.

Dans cet exemple, je n’ai transféré que le contenu du dossier Facture mais on le retrouve bien avec l’ensemble de son contenu dans Outlook.com.

Points d’attention :

• • L’opération de copie via TrueSwitch peut durer plus de 24 heures en fonction du volume de mails que vous souhaitez transférer (~35K pour ma part).

• • GMail peut interpréter cette connexion de la part des serveurs basés à Mountain View comme ne tentative frauduleuse d’accès à votre messagerie. La première fois, vous ne verrez donc probablement aucun email arrivé mais vous recevrez un message sur votre boîte GMail (voir image suivante). Vous devrez donc autoriser les connexion de TrueSwitch puis relancer l’opération.

• Vérifier bien que vous ne disposez pas d’un LABEL sur votre compte GMail ou Google Apps qui porterait le même nom qu’un dossier sur déjà présent Outlook.com… Je n’ai pas testé mais j’ignore ce qui se passerait dans ce cas. Personnellement, j’avais simplement renommer les dossiers avant la migration pour éviter tout mélange.

Conclusion

C’est plutôt long et contraignant et pour peu que vous ayez un nombre important de dossiers différents à transférer… c’est carrément pénible. 🙂

Je suis le premier à le reconnaître, c’est du bricolage ! Mais, ça fonctionne. 😉

J’ai en effet poussé le vice loin puisque j’ai vérifié pour chaque dossier transféré le nombre d’emails transférés au cours de l’opération (il suffit de désactiver le mode conversation dans GMail pour avoir le nombre réel d’éléments). Force est de constater que j’ai toujours retrouvé mes emails.

Reste à espérer que le protocole ActiveSync Exchange sera bientôt plus compréhensif ou mieux encore, que nous disposerons bientôt du support de IMAP dans Outlook.com.

Pour aller plus loin

Vous disposez maintenant de vos données mails, contacts, calendrier sur Outlook.com.

Il ne vous reste plus qu’à configurer le transfert de mails sur votre compte Google Apps / GMail pour récupérer vos futures emails directement sur votre nouvelle boîte Outlook.com.

Vous avez plus simple ? Dîtes-moi, ça m’intéresse ! 🙂