Migration de GMail vers Office 365 Enterprise

Je vous propose de voir aujourd’hui comment migrer une boîte GMail vers Office 365. Précisons tout de suite que je parle bien d’une boîte GMail standard correspondant à l’offre grand public de messagerie de Google et non pas des boîtes mails provenant de Google Apps ou GSuite (offre professionnelle de Google).

Il existe de multiples façons de réaliser cette migration de données et de contenu. Vous pouvez réaliser l’opération à la main avec Thunderbird ou Outlook en forçant le le téléchargement de tous les dossiers IMAP de la messagerie puis en glissant-déposant les emails d’un compte à un autre. Cela fonctionne, c’est gratuit mais c’est plus long et cela demande de nombreuses actions manuelles.

Il existe également de nombreuses solutions payantes qui vous permettent de réaliser ce type d’actions moyennant finances (MigrationWizz par exemple qui est très connu dans le milieu).

Je vous propose pour ce test de réaliser cela grâce aux outils de migration intégrés à Office 365. Dans mon test, je dispose d’une compte Office 365 Enterprise de niveau E3 et je souhaite migrer le contenu d’une boîte mail GMail dans O365.

Préparation de la boîte GMail

Avant de commencer, vous devez configurer votre boîte mail GMail afin que celle-ci accepte l’outil de migration intégré à Office 365. Pour cela vous devez notamment :

• Activer toutes les fonctionnalités IMAP de votre GMail si ce n’est pas déjà fait. Dans les Settings, choisissez l’option Enable IMAP.

• Désactiver le mode d’authentification à double facteurs ou validation en deux étapes. C’est le truc qui vous envoie un SMS pour confirmer votre identité lorsque vous accédez à votre compte Google. Cela n’est pas géré par l’outil de migration vous devez donc le désactiver temporairement le temps de la migration. Pour ce faire, rendez-vous sur la page de gestion de votre compte Google : https://myaccount.google.com.

• Une fois que c’est fait, vous devrez également activer l’accès aux Applications moins sécurisées toujours dans votre gestion de compte Google : https://myaccount.google.com/lesssecureapps. Ce réglage ne peut être modifié que si vous avez déjà désactivé l’authentification en 2 étapes.

Vous recevrez probablement un email du genre…

Bien entendu, je vous recommande de remettre ces réglages en place une fois que nous aurons terminé l’opération de migration.

Votre boîte GMail est prête nous pouvons maintenant procéder à la migration depuis l’interface d’administration de Office 365.

Création d’un nouveau Migration Endpoint depuis Office 365

Une fois connecté avec un compte Administrateur sur https://portal.office365.com. Rendez-vous dans la partie Admin centers et sélectionnez Exchange. Dans la nouvelle page qui s’ouvre, dans la section recipients, sélectionnez migration.

Créez un nouveau Migration endpoint en cliquant sur More (l’icône avec les 3 points) et en choisissant les options suivantes:

• Endpoint type: IMAP, 
• IMAP server: imap.gmail.com
• Authentication: Basic
• Encryption: SSL
• Port: 993
• Utilisez les options par défaut pour les autres réglages

Création d’une nouvelle tâche de migration

Il ne nous reste plus qu’à créer une nouvelle tâche de migration vers Office 365 qui utilisera ce Migration Endpoint que nous avons préparé.

Pour ce faire, vous devez préparer un fichier CSV (avec Excel ou votre éditeur de texte favoris) sur le modèle suivant :

Respectez bien l’en-tête pour le fichier CSV et notez qu’en premier vous indiquez l’adresse email du compte Office 365, en second vous indiquez l’adresse email GMail et enfin le mot de passe correspondant pour la BAL GMail.

(Oui votre mot de passe sera utilisé temporairement par Microsoft pour effectuer la migration. N’hésitez pas à le changer pour vous rassurer par la suite si nécessaire).

Retournons maintenant dans Office 365, et dans la partie Exchange, Recipients puis Migration, cliquez sur le bouton + et sélectionnez l’option Migrate to Exchange Online.

Sélectionnez les options suivantes dans les différentes fenêtres :

• IMAP migration (supported by Exchange and other email systems)
• Chargez votre fichier CSV lorsque vous y êtes invité. Si le fichier est correctement accepté vous devriez pouvoir lire « 1 mailboxes to migrate« .
• Vous verrez automatiquement la configuration de votre Migration Endpoint apparaître avec le rappel des options que vous avez précédemment choisies : imap.gmail.com, Basic, SSL, 993.
• Donnez simplement un nom à votre migration batch.
• Et enfin, sélectionnez l’option Automatically start the batch pour démarrer la migration après la fermeture de cet assistant.

Une fois votre batch de migration créé, la migration va démarrer et la durée de cette dernière dépendra uniquement de la taille de votre boîte GMail et du volume de données à transférer (pour un peu plus d’un dizaine de Go cela m’a pris prés d’une journée).

Pendant le temps de migration, vous pouvez continuer à utiliser votre migration GMail normalement car l’opération de migration va effectuer une synchronisation. C’est-à-dire votre BAL O365 et GMail vont être synchronisés en termes de contenu (il ne s’agit donc pas d’un déplacement mais d’une copie – cela veut dire qu’à tout moment votre GMail conserve une copie de tous vos emails).

Vous pouvez d’ailleurs suivre l’évolution de votre migration. Pour ce faire, double-cliquez sur votre batch de migration (appelé test6 dans mon cas) ou sélectionnez à droite View details.

Pendant toute la durée de synchronisation de vos emails, vous verrez un status « Syncing« . Une fois la copie terminé vous verrez la mention « Synced« .

Durant cette phase de « Syncing« , Office 365 effectuera régulièrement des opérations de synchronisation pour maintenir vos 2 mailboxes au même niveau (si vous créez de nouveaux éléments sur GMail pendant cette transition par exemple).

Lorsque vous êtes prêt à switcher, il ne vous reste alors plus qu’à configurer la redirection de vos emails dans votre BAL GMail et à supprimer le batch de migration.

Il ne vous reste alors plus qu’à vérifier dans Outlook ou dans OWA que vous dossiers et emails sont bien tous présents ! 🙂

Enfin, n’oubliez pas de réactiver toutes les options de sécurité de votre compte GMail car vous allez probablement le conserver pour accéder aux autres services de Google ! 🙂

Votre migration est terminée !

Pour aller plus loin

A noter que même en ayant désactivé les options de sécurité sur votre compte GMail (présentées au début de l’article), Office 365 ne parvenait pas à se connecter au compte pour effectuer la migration. Si vous avez cette impression aussi, rendez-vous dans votre espace compte de Google et vérifiez que vous n’avez pas une notification de connexion que vous devriez autorisé.

Généralement, une erreur avec un symbole rouge apparaît et vous demande de confirmer si cette demande de connexion est bien de votre fait. Cela est dû au fait que l’outil de migration tente d’accéder à votre boîte mail depuis une localisation différent vous (ce qui n’est pas habituel et constitue un risque pour GMail).

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à utiliser les commentaires ! 🙂