Déploiement de Teams au sein de votre organisation avec Microsoft 365

Aujourd’hui, je vous propose de voir comment mettre en place Microsoft 365 afin de pouvoir continuer à travailler et échanger malgré la distance grâce à Teams.

En effet, avec cette crise du coronavirus beaucoup d’entreprises et d’écoles ou universités se retrouvent dans l’obligation de trouver des solutions pour pouvoir continuer de travailler à distance. Et pour ce faire, vous aurez besoin de plusieurs outils :

• La messagerie bien sûr en premier. La possibilité d’envoyer et de recevoir des emails. Rien de nouveau sur ce point et vous avez probablement déjà le nécessaire.
• Partager des fichiers de manière sécurisée grâce à OneDrive for Business.
• Mais surtout, la possibilité de dialoguer, faire des conférences à plusieurs, partager votre écran via Microsoft Teams (qui sera l’objet de nos attentions dans cet article).

Je pense que ce sont les 3 besoins les plus essentiels pour pouvoir télé-travailler au sein d’une organisation. Mais vous pouvez bien entendu avoir des besoins plus spécifiques. Il est possible d’ajouter d’autres services parmi lesquels : SharePoint Online, Power BI, Yammer, etc.

Ce qui est intéressant c’est qu’en cette période un peu compliquée pour tout le monde, Microsoft a décidé de rendre gratuit pour une durée de 6 mois les licences de niveau E1 permettant notamment d’accéder à Microsoft Teams.

Vous trouverez ci-dessous et en suivant ce lien le récapitulatif des différences licences possibles avec Microsoft 365 et notamment les différences entre E1, E3 ou E5.

Je vous propose donc de voir comment déployer Microsoft Teams au sein de votre organisation. Et vous allez voir qu’il n’y a aucune complexité ! 🙂

Etape 1 : Création de votre espace Microsoft 365

Pour pouvoir mettre en place de la collaboration au sein de votre entreprise ou de votre école, la première étape consiste à créer votre espace Office 365. C’est l’endroit dans lequel vous allez pouvoir créer les utilisateurs et définir les accès et services auxquels ils peuvent accéder.

Pour cette étape, c’est essentiellement une procédure administrative – un peu comme une inscription à n’importe quel service en ligne (Facebook, banque en ligne, etc.). Pour ce faire, rendez-vous à l’adresse suivante :

• Si vous êtes une entreprise
• Si vous êtes un entité universitaire / école / collège / lycée

Dans tous les cas, la démarche devrait ressembler à ce qui suit :

Vous savez que normalement j’aime bien mettre beaucoup d’images pour que ce soit visuel et facile à suivre… Mais malheureusement, je dispose déjà d’un tenant et je ne peux donc pas simuler pour vous cette partie.

Vous devez simplement vous inscrire et répondre à toutes les questions. Indiquez des informations correctes en termes d’adresse, nom, prénom, etc. C’est ce qui vous permettra de créer le premier compte et donc le compte administrateur de votre espace.

Si besoin, vous pouvez consulter la vidéo suivante en français qui retrace les actions principales – même si les fenêtre ont un peu évolué avec le temps.

Une fois que votre compte est créé, connectez-vous à l’adresse suivante avec votre navigateur favoris : https://portal.office.com. Vu que vous êtes administrateur, vous aurez alors accès à l’interface ci-dessous.

Cliquez sur le logo Admin avec l’engrenage gris.

Votre espace Office 365 est créé et vous accédez à votre portail administrateur via l’icône Admin.

Etape 2 – Créer vos utilisateurs

Vous allez maintenant pouvoir créer les utilisateurs de votre organisation.

Une fois connecté sur votre portail Admin, allez dans la section Users puis Active Users.

Vous allez pouvoir utiliser le bouton tout en haut pour créer vos utilisateur.

Cliquez sur Add a user.

Pour chaque utilisateur, vous devrez renseigner son nom, prénom, nom d’utilisateur (à utiliser pour se connecter). Notez que l’utilisateur devra utiliser : username@organisation.onmicrosoft.com pour se connecter et accéder à ses services. Le terme organisation sera le nom de votre tenant que vous avez choisi lors de la création de votre espace Microsoft 365 (souvent le nom de l’entreprise mais ce n’est pas une obligation).

Pour l’instant, nous n’affectons pas de licences ou de services. Je vous montre ça dans l’étape 3. En revanche, n’oubliez pas de choisir une localisation (dans mon cas la France) car sans cela – vous ne pourrez pas affecter de licences.

Ici, vous pouvez choisir si cet utilisateur doit être Administrateur ou non de votre Tenant. A priori cela ne sera pas le cas pour la plupart des utilisateurs. Donc, vous pouvez donner uniquement des permissions de type « Utilisateur« .

Petit récapitulatif de l’utilisateur à créer.

L’utilisateur a été créé et le mot de passe est affiché à l’écran. A transmettre via un moyen sécurisé à l’utilisateur en question (il pourra le changer lors de sa première connexion).

Renouvelez l’opération pour chaque utilisateur que vous souhaitez créer. Si vous souhaitez réaliser des créations de masse, c’est également possible mais c’est un peu plus compliqué.

Etape 3 – Affectation de licences

Vous avez créé des utilisateurs. Nous devons maintenant leur affecter les licences qui vont leur permettre d’accéder aux services qu’ils vont utiliser.

Pour ce faire, retournez dans Users, puis Active Users et cliquez sur chacun des nouveaux comptes. Un bandeau latéral va s’ouvrir sur la droite de votre écran. Vous y retrouverez toutes les informations de votre utilisateur mais également un onglet appelé Licenses and Apps.

Pour chacun de vos utilisateurs, vous allez alors cocher la case pour affecter des licences à vos utilisateurs. Renouvelez l’opération pour chacun de vos utilisateurs. Après quelques instants, la licence sera active et l’utilisateur pourra accéder aux services.

Notez que lors de l’affectation d’une licence vous pouvez choisir d’être plus spécifique en sélectionnant si vous souhaitez activer TOUS les services liés à la licence ou uniquement certain (dans mon cas je n’ai pas personnalisé mon choix donc tout sera disponible).

Etape 4 – Test et accès à vos services

Il ne vous reste plus qu’à vous connecter avec votre compte de test. Pour ce faire, utilisez la même adresse que précédemment : https://portal.office.com.

Identifiez-vous avec l’adresse complète de l’utilisateur. Rappelez-vous, le format était le suivant (dans mon exemple) :

• prenom.nomdefamille@organisation.onmicrosoft.com ;
• Le mot de passe est celui que vous avez créé ou qui a été généré par Microsoft.

Une fois identifié, vous pourrez accéder à vos différents services et notamment OneDrive, Teams, OneNote et bien d’autres choses encore.

Dans le cas de Microsoft Teams, vous pourrez utiliser l’application grâce au site Internet en cliquant sur le logo Teams ou bien vous pouvez également choisir d’opter pour l’application « client-lourd » qui peut être installée sur votre ordinateur personnel – téléchargement à cette adresse.

Vous pourrez créer des channels, échanger avec vos collègues, partager des fichiers ou votre écran (pour une formation par exemple) et même effectuer des conférences à plusieurs si vous disposez d’un micro-casque ou que votre ordinateur est compatible.

Etape 5 – Apprendre à utiliser Teams

Il ne vous reste plus qu’à apprendre à utiliser Teams et toutes ses possibilités ! Si vous avez déjà utilisé Skype ou n’importe quelle application de chat vous verrez que c’est très intuitif ! 🙂

Cela étant et pour ceux qui voudraient aller plus loin, je vous encourage à consulter les ressources suivantes :

• Microsoft Teams disponible en version gratuite
• Manage the Office 365 E1 Trial (malheureusement en Anglais)
• Qu’est-ce que Microsoft Teams??
• Office 365 Entreprise E1, E3 ou E5 : quelles licences choisir pour votre entreprise ?

Plus d’infos sur la gratuité du E1

Plus d’informations sur les services gratuits pendant 6 mois et notamment Microsoft Teams avec la licence E1 sur le site officiel de Microsoft – https://docs.microsoft.com/fr-fr/microsoftteams/e1-trial-license.

N’hésitez pas à me dire dans les commentaires si vous bloquez quelque part ! 🙂