Zoho Workplace, une alternative à Office 365 ou Google Workspace ?

Aujourd’hui on va parler de quelque-chose de différent… Pas nouveau comme produit ou solution mais surtout nouveau parce que je l’ai découvert très tardivement. Je ne vais pas vous faire l’affront de vous présenter (ou représenter) Microsoft Office 365 ou bien Google Workspace (anciennement connu comme GSuite)… mais sachez qu’il existe une alternative un peu moins connue et qui s’appelle Zoho Workplace et c’est de ça que nous allons parler.

Alors de quoi s’agit-il ? Zoho Workplace est un ensemble de produits et de services dédiés aux entreprises. Les outils sont différents mais l’approche est la même que pour les services proposés par Microsoft et Google. Jusqu’à présent j’ai tout testé que ce soit Google Workspace ou Office 365, j’ai donc eu envie d’essayer un concurrent pour voir comment se passe la mise en place, à quoi ressemble concrètement les services, etc. 😉

L’entreprise Zoho Corporation

Lorsqu’il s’agit d’externaliser certains services d’entreprises, je pense qu’il est essentiel de regarder avec qui on va travailler. Dans le cas de Zoho, l’entreprise a été créée en 1996 aux États-Unis puis s’est exportée en Inde – pays où se trouve son siège social aujourd’hui.

Depuis 2020, l’entreprise se targue d’avoir plus de 50 millions professionnels. L’entreprise s’est spécialisée dans les services SaaS. D’ailleurs, ils disposent de plus de 40 services différents aujourd’hui : facturation, CRM, bureautique, messagerie, partage de documents et j’en passe (source Wikipedia).

Présentation de Zoho Workplace

Dans mon cas, je me suis intéressé à Zoho Workplace. Alors qu’est-ce que l’on retrouve dans cette offre… et bien plein de services. Alors comme tout ce qui concerne le Cloud en général, les produits évoluent et changent rapidement donc il est probable que d’ici quelques années le résumé ci-dessous ne soit plus pertinent. Mais voici un comparatif entre les noms des services sur Office 365, Google Workspace et Zoho Workplace.

L’image n’est pas forcément de toute jeunesse mais ça va nous permettre appréhender plus facilement les services proposés par la société (car on connaît évidemment plus ceux des concurrents) :

• Un service de messagerie tel que Gmail ou Outlook ;
• Un outil de chat qui se veut une alternative à Hangouts ou Teams ;
• Un réseau social d’entreprise comme Yammer (je ne citerai pas le nom du produit côté Google car ils tellement essayé que j’ignore le nom du service chez Google aujourd’hui) ;
• Une suite bureautique en mode Web pour travailler sur vos documents Word, Excel, et PowerPoint directement depuis votre navigateur Internet ;
• Une alternative à OneNote…

En fait, Zoho embarque une multitude de services pour les entreprises. Alors comme pour toutes les offres vous n’êtes pas obligé de tout acheter. Typiquement, Zoho s’est aussi fait connaître pour son CRM.

Zoho Workplace n’est pas très connu en France : si vous n’êtes pas un peu geek et que vous ne cherchez pas à comparer vous irez probablement directement, comme beaucoup d’entreprises, vers les services de Google ou de Microsoft. Mais il est intéressant de savoir qu’il existe également d’autres possibilités…

Quels équivalents en Europe ou en France ? 🐓

Spoiler alert : il n’existe pas de véritables alternatives en Europe qui puissent être comparées aux éditeurs et vendeurs de solutions américaines. Et c’est bien dommage. 🙁

En France, on s’attendrait naturellement que OVH ou Online.net se positionnent sur ce secteur mais aujourd’hui ces acteurs se contentent toujours de vendre des serveurs, VM, hébergement, stockage mais pas de services bureautiques complets aux entreprises. D’ailleurs lorsqu’ils proposent malgré tout quelque-chose, comme 1&1 en Allemagne, ils s’appuient en général sur les produits on-prem de Microsoft (solution de messagerie via Exchange), ou encore NextCloud qui va être proposé en marque blanche par Shadow dans les mois ou années à venir (c’est d’ailleurs ce qu’a choisi de proposer Shadow très récemment).

En Suisse, il y a malgré tout un acteur qui tente de faire la différence. En effet, Infomaniak propose une solution basée en Suisse avec plusieurs services comme la messagerie, le stockage et partage de documents (KDrive), une solution de conférence. Mais le nombre de services reste toutefois très limité par rapport à ceux que les entreprises américaines ont l’habitude de proposer. Cela étant, le prix est en contrepartie moins élevé et il pourra ravir les entreprises qui peuvent se contenter de fonctionnalités basiques.

Comparatif des prix entre Microsoft 365 – Google Workplace & Zoho Workspace

Et c’est là également que la solution Zoho Workplace peut être intéressante puisque les prix sont moins élevés que chez Microsoft ou Google. Au moment où je rédige cet article, voici ci-dessous les prix qui sont affichés par les 2 géants du numérique.

Si on compare le prix du service le plus classique : la messagerie coûte à minima 5,10 € / mois / utilisateur au minimum pour 50 Go de stockage avec la solution de Microsoft.

Chez Google, il y a une offre promotionnelle en cours – probablement juste pour être en dessous de l’offre de Microsoft – au moins temporairement. Sinon, on note que le prix de base c’est plutôt de 5,20 € / mois et par utilisateur pour 30 Go de stockage.

Évidemment, vous pouvez choisir d’aller vers des options plus onéreuses en fonction des services dont vous aurez besoin : gestion des terminaux mobiles via MDM, gestion du cycle de vie des documents via Microsoft AIP, etc.

Si on compare maintenant à Zoho Workplace, on a les prix de base suivants :

Déjà l’offre pour avoir accès à l’ensemble des services bureautiques est de base moins élevée. Typiquement, pour 2,70 € par mois / utilisateur, vous avez déjà l’ensemble des services pour un stockage de 30 Go de mails et 10 Go sur leur solution de partage de documents. Selon les besoins de votre entreprise, cela peut être suffisant car ce sont des quantités tout à fait raisonnables pour le monde numérique dans lequel on vit aujourd’hui.

En revanche, si vous passez sur l’offre de 5,40 € / mois / utilisateur cela correspond à l’offre la plus complète de Zoho Workplace là ou ce prix correspond chez Microsoft et Google souvent à l’entrée de gamme. Plus intéressant encore, si jamais vous avez des collaborateurs qui n’utilisent que la messagerie vous pouvez obtenir une boîte mail de 5 Go pour 0,90 € / mois et de 10 Go pour 1,19 € / mois ! 😲

Alors bien sûr, il n’y a pas que le critère pognon (même s’il joue souvent un rôle important). Si vous souhaitez travailler spécifiquement avec les produits Gmail ou Outlook, vous irez probablement vers Microsoft ou Google. En revanche, si vous n’êtes pas fermé à découvrir autre chose, je trouve que les offres de Zoho Workplace sont vraiment très concurrentielles. 😬

Concrètement à quoi ressemble Zoho Workplace ?

Je ne vais évidemment pas détailler tous les services mais on peut déjà s’intéresser aux services les plus courants. Par exemple, le service de messagerie web se présente comme sur la capture d’écran ci-dessous. Le design général est très classique.

Vous retrouvez vos dossiers sur la partie gauche. Vous pouvez d’ailleurs fonctionner en dossiers (comme sur Outlook) ou plutôt via des libellés (comme dans Gmail). En fait, que vous veniez du monde Google ou Microsoft, vous ne serez pas dépaysé car toutes les options et atouts de chaque solution ont été copiés.

Sur les icônes à gauche, vous pouvez accéder aux autres services : vos notes, tâches, calendriers, contacts, et j’en passe. Toutes ces fonctionnalités existent également chez les concurrents simplement le design est bien différent.

Dans la barre supérieure en haut, vous retrouvez les alternatives à Google Drive/OneDrive avec WorkDrive par exemple. D’un point de vue graphique, c’est évidemment proche – logique puisque l’usage visé est le même. A vous donc de vous faire votre propre idée.

Et bien sûr des alternatives à Google Doc, Google Sheet ou bien Excel et Word Online. Évidemment, à chacun de faire son test et de se faire une idée afin de trouver le ou les services qui vous conviendront le mieux. Mais l’essentiel est là.

Configuration et mise en place

D’un point de vue de la configuration, le principe est simple et c’est le même que pour Office 365 ou Google Workspace. Vous créez un premier compte, vous affectez les domaines de messagerie que vous souhaitez utiliser. Vous devrez ajouter des entrées DNS afin de pouvoir prouver que vous êtes le propriétaire des domaines en question mais également afin de pouvoir les utiliser (MX, MDKIM, etc.).

Une fois que c’est fait, il ne vous restera plus qu’à créer les différents comptes dont vous aurez besoin pour vos collaborateurs. Vous pourrez choisir à quels services ils ont le droit d’accéder, le format de leur messagerie, la quantité en termes de stockage et bien d’autres éléments. Rien de spécifique ici, c’est le même principe que pour tous les acteurs.

Ce que j’en pense ?

Au niveau des fonctionnalités, c’est très proche de ce que peuvent proposer Microsoft et Google. Si vous êtes fan de Google ou de Microsoft et que vous adorez Gmail ou Outlook à titre personnel vous irez très certainement vers Office 365 ou Google Workspace.

De son côté, Zoho Workplace est la solution la plus intéressante financièrement. Pour celles et ceux qui connaissent, elle me fait penser à Lotus Notes qui aurait été mis à jour et serait bien plus complet et fonctionnel. Zoho propose de nombreux services différents (bien plus que Google ou Microsoft) : facturation, notes de frais, CRM et j’en passe.

Zoho et Google ont en commun qu’ils ne proposent que des services en mode « web » c’est-à-dire accessibles via votre navigateur Internet. Si vous êtes attaché au client « lourd » Outlook, alors Office 365 offre un prix qui intègre l’ensemble du pack Office et cela peut même aller jusqu’à la licence de votre poste Windows.

Microsoft proposera également beaucoup plus de services complémentaires de sécurité et de contrôle : vous disposez par exemple d’une solution de MDM (pour gérer les terminaux mobiles), Azure Information Protection (pour sécuriser les cycles de vie de vos documents internes). Bien entendu, tous ces services additionnels seront payants avec des coûts additionnels.

Alors qu’est-ce qu’il faut acheter ? 😬

Si vous n’avez pas de religion et que vous souhaitez quelque-chose qui vous convienne le mieux à vous, votre entreprise et vos salariés, mon conseil est simple : prenez le temps de tester les 3 services pour vous faire une idée !

Il s’agit des services que votre entreprise utilisera probablement pendant de longues années (voir pour toujours). Il vaut donc mieux prendre le temps de tester plutôt que d’aller trop vite dans son choix et de se rendre compte que l’on va devoir migrer tout le contenu d’un service à un autre. 🤠