Migration de Office 365 vers G Suite

Aujourd’hui je vous propose de voir ensemble comment migrer très facilement et de manière fiable le contenu d’une boîte email vers la solution professionnelle de Google, à savoir G Suite.

Pour rappel, la solution G Suite vous permet d’accéder à l’ensemble des outils professionnels et collaboratifs de Google pour l’ensemble de votre entreprise. Cela vous permet notamment d’utiliser votre propre domaine comme extension de messagerie mais vous accéderez également à l’ensemble des services Google : Calendar, Google Drive, Google Docs, etc. Bref, c’est la version Google de Office 365 (de Microsoft).

Je ne me lancerai pas dans un comparatif des 2 car chaque suite a ses avantages. Mais je vous propose de partager une solution pour migrer l’ensemble d’un collaborateur type (contacts, calendrier, emails) qui proviendrait de Outlook.com (version publique) ou bien de Office 365 vers un compte G Suite.

Migration des Contacts

Pour la migration de vos Contacts, c’est très simple et cela fonctionnera pour Outlook.com ou pour Office 365. Effectuez simplement un export CSV de l’ensemble de vos contacts depuis l’interface d’Outlook (OWA) et ensuite vous pourrez importer le fichier au sein du compte G Suite (ou GMail).

Vous devrez peut-être repasser manuellement dans certains contacts s’il y avait des caractères spéciaux mais en dehors de ça la méthode fonctionne bien et vous retrouverez toutes les informations de vos contacts.

En revanche, impossible de récupérer les photos… A remettre manuellement donc. 🙁

Migration du Calendrier

Pour le calendrier c’est globalement la même technique. Simplement, vous trouverez le réglage pour réaliser l’export directement dans les options de Outlook et non pas dans le Calendrier.

Rendez-vous donc dans les options (icône d’engrenage) puis Calendar et enfin allez dans les options Shared Calendars. Sélectionnez le calendrier pour lequel vous souhaitez récupérer des informations ainsi que le niveau de détails souhaité (à priori Full details pour tout récupérer).

2 liens sont alors créés. Cliquez sur le lien ICS pour récupérer le fichier. Il contient l’ensemble des informations de votre calendrier. Il ne reste plus qu’à ré-importer ce fichier sur GMail ou G Suite.

Même chose pour Google Calendar, l’option d’importer se situe dans les réglages (Settings) ; cherchez l’option Import & export.

Vote Calendrier est à présent importé avec l’ensemble de ces rendez-vous. Il se peut que ça se passe moins bien pour les rendez-vous qui sont générés automatiquement par des systèmes automatisés tels que les solutions Cisco WebEx, Zoom ou autres car ces outils modifient le contenu des demandes de réunions. Mais pour la grosse partie, ça devrait bien se passer ! 🙂

Migration des emails

Evidemment, c’est probablement cette partie qui vous intéressera le plus : la récupération de l’ensemble des emails. Il existe plein de solutions possibles. Vous pouvez connecter dans un Outlook ou Thunderbird les 2 mailboxes en IMAP et copier-coller les éléments à migrer. C’est long et fastidieux mais vous voyez exactement ce que vous transférez – ce qui peut vous permettre de faire un peu le ménage au passage.

Il existe aussi des solutions payantes telles que MigrationWiz, Transend, … et bien d’autres qui offrent en général pas mal d’options mais sont… payantes.

Je vous propose d’utiliser une solution gratuite mais qui vous demandera un peu de travail – et de temps (selon la taille de votre boîte mail).

Nous allons utiliser l’outil proposé par Google : G Suite Migration for Microsoft Outlook. Bien que la page ne donne pas envie, vous allez voir que l’outil fonctionne et qu’il fait très bien le boulot. 😉

Etape 1 – Création du PST

Nous allons avoir besoin de Microsoft Outlook pour pouvoir utiliser l’outil de Google. Commencez par configurer la boîte email à migrer dans votre Outlook (il peut s’agir d’une BAL GMail, 0365, Outlook.com, etc.). Indiquez vos identifiants et récupérez une copie locale de l’ensemble de vos emails reçus, envoyés, supprimés, spams, … en laissant la synchronisation se faire.

Une fois que c’est bon, vous devriez avoir dans la barre inférieure de Outlook : All folders are up to date.

Si besoin, c’est le moment de faire le ménage dans le ou les dossier(s) que vous ne souhaiteriez pas migrer. Supprimer les spams ou tous les emails que vous jugez inutiles. Vous pourrez certes toujours le faire après la migration mais il vaut mieux faire le nettoyage maintenant afin de réduire le temps de transfert (surtout si vous avez une grosse boîte mail).

Créez maintenant une archive PST de votre messagerie. Pour ce faire dans Outlook, cliquez sur File / Fichier puis Import/Export.

Sélectionnez l’option Export to a file / Exportez vers un fichier puis Outlook Data File (.pst). Dans la nouvelle fenêtre, positionnez-vous bien sur le dossier le plus haut de votre boîte mail (qui correspond en général à votre adresse email complète). Conservez l’option Include subfolders.

Pour le reste, utilisez les options par défaut. Il n’est pas nécessaire de copier les doublons et choisissez l’emplacement de sauvegarde de votre PST sur votre disque dur. En fonction de la taille de votre boîte mail cette sauvegarde peut prendre plus ou moins de temps pour se faire. Pour un peu moins de 20 Go, cela m’a pris toute la nuit (ou un peu moins peut-être mais après je dormais du coup).

Point spécifique à Office 365 : Si vous disposez d’une archive online Office 365, n’oubliez pas de réaliser la même opération d’Export pour cette mailbox. Vous aurez donc 2 fichiers PST à ré-intégrer.

Votre PST est prêt. Il ne reste plus qu’à télécharger l’outil de Google et lancer la migration. Encore une fois ce transfert risque de prendre du temps selon la taille de votre boîte mail donc pensez-bien à cela avant de démarrer le processus (pour ne pas avoir à l’interrompre en plein milieu).

Etape 2 – Import avec l’outil de Google

Nous pouvons donc maintenant télécharger l’application de Google : G Suite Migration for Microsoft Outlook. Installez l’application et démarrez la. Vous allez voir c’est super simple ! 😉

Indiquez simplement l’adresse email vers laquelle vous souhaitez ré-importer votre fichier PST. Vous devrez autoriser cet outil à gérer votre boîte email.

Sélectionnez l’option From PST File(s) et indiquez ensuite l’emplacement où se trouve le fichier PST à ré-importer.

Ensuite, vous allez pouvoir affiner le type d’informations que vous souhaitez récupérer.

Vous pouvez choisir ou nom d’importer les contacts ou événements calendriers présents dans votre PST. Personnellement, je les ai gérés séparément avec les méthodes indiquées plus haut dans ce même article. Je ne coche donc pas ces options.

En revanche, j’importe l’ensemble des emails – y compris Spams et éléments supprimés (vous pourrez encore faire du ménage une fois tout dans votre compte G Suite). Et enfin, je ne choisis pas de dates car je souhaite migrer tout ce qu’il est possible de migrer !

Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur le bouton Migrate pour démarrer… et patienter. 😉

Pour une boîte mail d’un peu moins de 20 Go comprenant plus de 63 000 éléments. La procédure a pris un peu moins de 1 jour et demi. Mais ce qui m’a impressionné c’est que malgré les 119 échecs (soit un peu moins de 0,2%) le processus s’est déroulé en une seule fois. Aucun besoin de relancer à plusieurs reprises l’ensemble du processus. 🙂

Evidemment, ce n’est pas encore terminé. Tous vos emails sont ré-importés dans votre compte G Suite (avec leurs dossiers qui sont alors convertis en Libellés) mais ce qui est intéressant c’est qu’il est très facile de repérer le résultat votre migration car l’ensemble des dossiers et emails seront associés à un Libellé principal correspondant au nom de l’archive PST.

A partir de là, il est très facile de ré-organiser l’ensemble des emails dans vos Libellés définitifs. Ou bien de relancer un import avec un second PST (car ils ne seront pas mélangés puisqu’un nouveau Libellé avec le nom du PST sera alors créé).

Bref, l’outil marche vraiment bien et je ne peux que vous le recommander ! C’est gratuit et ça vous permet de migrer vraiment de manière précise tous vos dossiers/emails tout en vous permettant d’effectuer un petit nettoyage à la fin pour ré-organiser vos dossiers/libellés ! 🙂

Seule contrainte bien sûr, vu que nous utilisons un PST local : si vous continuez de recevoir des emails sur l’ancienne boîte mail pendant la durée de migration, vous devrez vous faire suivre ce petit volume de mails pour être certain d’avoir tout bien récupéré (ou bien activer un règle de Forward automatique au début de la migration).